ראשית צריך להבין מה המקור החוקי לרישום הפלילי.

משטרת ישראל מנהלת מאגר מידע ובו תיעוד הרישום הפלילי של תושבי המדינה. במרשם זה מופיע כל רישום שנעשה בעקבות ארוע אשר הגיע לטיפול משטרתי, סוג הטיפול ותוצאותיו.
למשל, אדם נחקר בחשד לעבירה, הועמד לדין , נמצא אשם וקיבל עונש, כל הפרטים הללו יופיעו במרשם הפלילי. כך גם כאשר אדם נחקר, הועמד לדין וזוכה, וכך גם כאשר אדם נחקר והתיק נסגר.

עילת סגירת התיק, מוסדרת על ידי "חוק המרשם הפלילי ותקנות השבים".

החוק מבחין בין שני סוגי מאגרי מידע המנוהלים על ידי המשטרה.

רישום פלילי לכל מי שהורשע או שניתנה בעניינו החלטה אחרת.

רישומים אחרים הדרושים לצורכי המשטרה.

הבחנה זו בין הרישומים חשובה כי בהמשך החוק נקבע שהחלטות שלא לחקור או לא להעמיד לדין מצויות בגדרן של רישומים אחרים של המשטרה.

לפי ההנחיות הפנימיות של המשטרה, תיקים שנסגרים משום חוסר אשמה, אינם נכללים בגדר המונח "רישומים אחרים". ואילו חוסר ראיות ואין עניין לציבור כן ,לכן כדאי לכל נחקר כחשוד שהתיק בעניינו ייסגר מחוסר אשמה כי אז לא מופיע בעניינו רישום כלשהו. רישומים אחרים, ניתנים לחשיפה לגורמים רבים.
בעצם זה כתם שמכתים את האדם למשך שנים, בפני רשויות רבות.

כמובן שלעיתים נוח למשטרה לסגור תיק כנגד חשוד בעילה של חוסר ראיות , כי אז התיק נחשב מבחינת הסטטיסטיקה המשטרתית לתיק גלוי. זאת למרות שישנן ראיות דלות ביותר אם בכלל כנגד אותו חשוד והתיק אמור להסגר בחוסר אשמה.

במקרה כזה נדרש עיון מחודש בתיק הפלילי בעניים מקצועיות של עו"ד הבקיא ברזי החקירה / הדין הפלילי ועבודת המשטרה, ובחינת חומר החקירה.

במידה וחומר החקירה מראה אחרת היינו שאין ראיות ו/או החומר מצביע על דלות ראיות אז ניתן כמובן להגיש ערר מנומק ולדרוש את את שינוי עילת הסגירה לחוסר אשמה כך שלא יישאר כתם לאותו "חשוד".

פס"ד אפל של בית המשפט העליון הנו פס"ד מנחה בעניין זה.